Übersicht
Die Huehn Solutions Umfrage-Plattform ist ein webbasierte Anwendung mit der Teilnehmer involviert werden können, Ihre Meinung zu vorgegebenen Fragen abzugeben. Die Plattform unterscheidet sich von den meisten Programmen zum Erstellen und Durchführen von Fragebögen in mehrfacher Hinsicht: 1) Sie deckt einen kompletten Prozess ohne Medienbrüche von der Erstellung über einen gruppenbasierte Abstimmung/Verfeinerung der Umfrage über die Umfrage selbst bis hin zur automatisierten Auswertung ab. 2) Sie erlaubt es die Teilnehmer in beliebige, hierarchische Cluster (z.B. Alter, Geschlecht, etc.) einzuteilen (bzw. die Cluster-Zugehörigkeit abzufragen) um entlang dieser Cluster die abgegeben Antworten auszuwerten. 3) Die Plattform bietet die Möglichkeit Teilnehmer entweder anhand Ihrer E-Mail-Adresse einzuladen und an den End-Termin zu erinnern oder alternativ Zugangs-Tokens zu vergeben, so dass hierüber ein zusätzlicher Grad an Anonymität erzeugt werden kann. 4) Sie ist zur wiederholten Durchführung von Umfragen gedacht und ermöglicht das schnelle Erstellen von Umfragen auf Basis bestehender Vorlagen. 5) Die Plattform funktioniert sowohl mit Handys, Tablets als auch PCs/Macs.
Technischer Hintergrund / Datensicherheit
Die Umfrage-Plattform verwendet sehr hohe Sicherheitsstandards. Nicht-verschlüsselte Verbindungen über HTTP werden nicht zugelassen; das verschlüsselte HTTPS ist Pflicht für alle Bereiche. Weiterhin werden die Daten der Benutzer ausschließlich verschlüsselt gespeichert, so dass ein alleiniger Diebstahl der Datenbank sinnlos ist. Sämtliche Teilnehmer-Angaben werden via Websockets unsichtbar übertragen, es werde keine URL-Parameter in der Umfrage verwendet, da diese selbst beim Verwenden von HTTPS nicht verschlüsselt wären. Intern verwendet die Umfrage-Plattform eigene Authentifizierungs- und Authorisierungsmaßnahmen, um sicherzustellen, wer Zutritt bekommt und was jemand mit Zutritt sehen darf. Technisch basiert die Umfrage auf einem robusten JAVA-Framework (Play Framework 2), keine Skript-Sprache. Es werden keine fortlaufenden IDs für die Datensätze vergeben, um auch keine Rückschlüsse über die Inhalte der Datenbank preiszugeben (z.B. um auf die Anzahl der Teilnehmer anhand einer aktuellen Teilnehmernummer zu schließen). Die Umfrage-Plattform wird auf virtuellen Servern betrieben, so dass hier auch eine Abtrennung verschiedener Plattform-Hosts sichergestellt ist. (Auf einem virtuellen Server in einer einzelnen Instanz können aber dennoch mehrere Kunden und viele Umfragen verarbeitet werden).
Erstellen der Umfrage
Die Umfragen werden über die Webseite der Umfrage-Plattform angelegt. Dies ist sehr benutzerfreundlich und bedarf keiner Vorkenntnisse. Um diesen Prozess zu beschleunigen können bestehende Umfragen kopiert werden oder alternativ ein Vorlage-Fundus aufgebaut werden. Beim Erstellen der Umfrage werden die Kategorien, Umfrage-Elemente, Auswertung-Wünsche, Teilnehmer, Cluster-Zuordnungen, etc. angelegt.
Aufsetzen des Fragebogens
Der Fragebogen ist für die Teilnehmer seitenweise aufgebaut. Eine Seite entspricht in der Umfrage einer Kategorie mit mehreren Umfrage-Elementen. Dies können z.B. offene Text-Fragen, Auswahl-Fragen, etc. sein. Für einen Fragebogen können beliebig viele Kategorien und für jede Kategorie beliebig viele Elemente aufgenommen werden. Durch eingebaute Text-Variablen lassen sich auch dynamisierte Umfrage-Elemente erzeugen.
Die Umfrage kann auch dahingehend individualisiert werden, dass für die Umfrage selbst und jede Kategorie ein Hintergrundbild gewählt werden kann.
Verwalten der Teilnehmer
Eine Umfrage kann beliebig viele Teilnehmer involvieren; 100, 1.000 oder 10.000 Teilnehmer oder mehr sind möglich. Die Teilnehmer können auf zwei unterschiedliche Arten eingeladen werden. Beide Arten können auch miteinander kombiniert werden, es ist kein Entweder-Oder.
Die Teilnehmer sind bekannt und werden von der Umfrage-Plattform per E-Mail eingeladen
Die einfachste Art die Teilnehmer einzuladen ist via E-Mail. Dabei erhält jeder Teilnehmer eine individualisierte Einladungs-Email mit dem Anmelde-Token samt Link. Um die Teilnehmer anzulegen kann jeder Teilnehmer einzeln über die Plattform eingetragen werden. Alternativ ist auch ein Upload über eine Excel-Datei möglich. Die Upload-Vorlage wird vorher heruntergeladen. Das praktische dabei ist, dass Cluster-Zuordnungen direkt im Excel gemacht werden können. Das beschleunigt die Einladung großer Gruppen enorm.
Ein weiterer Vorteil dieses Verfahrens ist, dass bei ausbleibender Teilnahme gezielt die Teilnehmergruppe angeschrieben werden kann, die noch nicht fertig ist bzw. noch nicht genug ausgefüllt hat.
Die Teilnehmer sind nicht bekannt und erhalten ein Zugangstoken
Die größtmögliche Anonymität lässt sich dadurch erreichen, dass die Umfrage-Plattform Token erzeugt, die dann an die Teilnehmer herausgegeben werden. Dies kann z.B. auf Papier oder als separate E-Mail durch den Ausrichter der Umfrage erfolgen. Selbst wenn hier eine E-Mail verwendet wird, so ist diese der Umfrage-Plattform nicht bekannt.
Dadurch dass die Teilnehmer auf diesem Wege anonym sind, können vorab keine Cluster-Zuordnungen für die spätere Auswertung eingetragen werden. Wenn Cluster-Auswertungen gewünscht sind, kann den Teilnehmern aber Umfrage-Elemente zur Selbst-Zuordnung in die Cluster gezeigt werden.
Zustand der Umfrage
Die Umfrage-Plattform bildet einen umfangreichen Prozess ab. Dieser reicht von der Erstellung des Fragebogens, über die Rückmeldungsrunde, über die Durchführung der Umfrage bis hin zur Auswertung. Damit hier nichts schief geht, achtet die Umfrage-Plattform darauf, in welchem Zustand sie sich befindet. Beispielsweise dürfen die Teilnehmer sich noch nicht anmelden, solange die Umfrage nicht freigegeben ist.
Rückmeldungs-Runde zum Gemeinschaftlichen Abstimmen des Fragebogens
Nach dem Aufsetzen der Umfrage bietet die Plattform die Möglichkeit sogenannte „Supervisor“ einzuladen. Diese können vor dem Start der Umfrage einzelne Umfrage-Elemente bewerten bzw. neue vorschlagen. Im Anschluss daran wird der Fragebogen dann finalisiert, indem diese Rückmeldungen bearbeitet und entschieden werden.
Rückmeldungen einsammeln
Die Rückmeldungen werden standardisiert eingesammelt. Es kann „Löschen“, „Ändern“ oder „Bestätigen“ für jedes bestehende Umfrage-Element vorgeschlagen und mit einem Kommentar erläutert werden. Natürlich können auch ganz neue Umfrage-Elemente konzipiert werden.
Die Umfrageplattform lässt sich hierfür in einen Modus schalten, der vorübergehend diese Rückmeldungen erlaubt. Das schafft einen abgegrenzten Rahmen, um konzertiert zu einer Abstimmung zu gelangen.
Rückmeldungen entscheiden
Nachdem sämtliche Rückmeldungen eingesammelt wurden, ist es im Admin-Bereich möglich diese zu sehen und dann final zu entscheiden, was mit den kommentierten Umfrage-Elementen geschehen soll. Hier bietet es sich an, diese Darstellung auf einem Beamer oder bei geteiltem Bildschirm in einer Konferenz zu zeigen und zu besprechen.
Umfrage
Allgemeine Infos zur Umfrage
Die Umfrage-Seite für die Teilnehmer ist einfach und übersichtlich aufgebaut. Sie startet mit einem individualisierten Begrüßungstext. Von der Startseite aus besteht die Möglichkeit in die Kategorie-Übersicht zu starten und von dort aus einzelne Kategorien (also Seiten) mit den Umfrage-Elementen aufzurufen. Die Teilnehmer sehen einen Fortschrittsbalken, über den sie offene Elemente auch gezielt ansteuern und dann bearbeiten können. Da der Zugriff auf die Seite nur des Tokens bedarf, können die Teilnehmer auch ein Passwort vergeben, um ihre Daten zu schützen. Damit ist sichergestellt, dass auch nicht die Personen, die die Token vergeben haben, irgendwelche Umfrage-Werte auslesen (falls diese Variante gewählt wurde).
Umfrage-Elemente
Es gibt verschiedene Umfrage-Elemente auf der Plattform. Diese sind darüber hinaus noch konfigurierbar, so dass verschiedenste Bedürfnisse abgedeckt werden. Zu jedem Umfragetyp gibt es in der Auswertung auch eigene Visualisierungen und Tabellen.
Es ist für die Teilnehmer möglich bei jedem Umfrage-Element anzugeben, ob sie sich enthalten möchten. Die Enthaltungstexte sind dabei frei konfigurierbar (z.B. „Ich enthalte mich“ oder „Das verrate ich nicht“).
Die Eingaben der Benutzer müssen nicht mit einem „Speichern“-Knopf bestätigt werden. Sämtliche Eingaben werde automatisch erfasst und gesichert. Somit kann es praktisch nicht passieren, das zeitaufwändige Eingaben durch einen Browser-Crash oder den Ablauf der Session nicht mehr abgeschickt werden können und verlorengehen.
Text-Element
Ein ganz einfaches Umfrage-Element ist das Text-Element.
Skala-Element mit Text-Enden
Ein Element mit einem Schieberegler zwischen zwei Polen. Die Granularität des Reglers ist wählbar. Die Seiten der Pole können für die Teilnehmer zufällig gewählt werden.
Skala-Element mit numerischen Enden
Ein Element mit einem Schieberegler zwischen zwei numerischen Polen. Die Granularität des Reglers ist frei wählbar. Die Werte werden automatisch berechnet
Auswahl-Element
Ein Auswahl-Element bei dem eine oder mehrere Optionen gewählt werden können.
Matrix-Element
Ein Auswahl-Element für mehrere Bewertungs-Dimensionen.
Cluster-Element
Ein Element zur Selbsteinordnung in Auswertungsgruppen
Rangordnungs-Element
Ein Element zur Priorisierung von Auswahlmöglichkeiten.
E-Mail-Element
Ein Element bei dem die E-Mail des Teilnehmers abgefragt wird, um diesen Identifizieren zu können.
Matrix-Element für E-Mail-Element
Ein Mehrfach-Auswahl-Element nach mehreren Dimensionen zum Ansprechen von Teilnehmern, die Ihre E-Mail-Adresse angegeben haben.
Vektor-Element
Ein Element um Zustimmung in drei verschiedenen Zeithorizonten (Vergangenheit, Gegenwart und Zukunft) abzufragen, um daraus eingeschätzte Leistung und Ambition zu berechnen.
Widerstands-Element im Sinne des Systemischen Konsensierens
Ein neuartiger Ansatz, um zu einer Entscheidung ohne Verlierer zu gelangen, ist das Systemische Konsensieren. Hierbei geht es darum den Widerstand gegenüber Vorschlägen abzufragen. Die Option mit dem geringsten Widerstand soll diejenige sein, die sich am leichtesten Umsätzen lässt. Umgesetzt wird dies so, dass der Widerstand auf einer festen Skala von 0 (kein Widerstand) bis 10 maximalem Widerstand abgefragt wird. Diese Art der Abstimmung wird auch von der Umfrageplattform unterstützt.
Um zu vermeiden, dass für alle Optionen maximaler Widerstand gewählt wird, kann die verfügbare Anzahl an Widerstandspunkten prozentual im Vorfeld festgelegt werden (auf den Beispielbildern wurden 80% eingestellt, so dass von 3*10=30 verfügbaren Widerstandspunkten noch 30*80%=24 verfügbar sind).
Zudem ist die Reihenfolge der Optionen pro Benutzer randomisierbar, so dass hier statistisch verfälschende Einflüsse vermieden werden können.
Es ist weiterhin möglich, dass längere formatierte Texte den einzelnen Optionen zur Erläuterung beigefügt werden. Diese sind dann aus- bzw. einklappbar auf Knopfdruck. In der Mobilvariante werden diese Texte in einem Popup-Fenster lesefreundlich eingeblendet.
Um die Hintergründe starker Widerstände besser zu verstehen, lässt sich ein pro Umfrage-Element ein Schwellwert festlegen ab dem ein Textfeld zur Erklärung des Widerstands eingeblendet wird. Dadurch können Benutzer ihren Standpunkt klar machen, so dass dieser in der Löungsfindung bzw. beim Erstellen einer verfeinerten Runde berücksichtigt werden kann.
Für die Auswertung werden sowohl Durchschnitt als auch Gesamtsumme der Widerstände aufgeführt. Dies ist wichtig, da bei unterschiedlich vielen Antworten je Option es verschiedene Optionen sein können, die den geringsten Durchschnitt bzw. die geringste Gesamtsumme aufweisen können.
Auswertung der Umfrage
Die Umfrage-Plattform erlaubt die automatisierte Erstellung von Auswertungen in PDF-Form. Dabei werden verschiedene Kennzahlen berechnet und die Ergebnisse graphisch visualisiert. Ebenso wird eine Gegenüberstellung der verschiedenen Cluster-Gruppen vorgenommen. Dabei wird darauf geachtet, dass keine Cluster-Gruppen mit zu wenigen Teilnehmern gezeigt werden, um die Anonymität zu schützen. Damit sind sie vollständig DSGVO-konform.
Im Folgenden einige der automatisch erstellten Folientypen aus dieser Auswertung.
Stand: 14.6.21 15:38